Recommandations concernant la collecte

Les recommandations concernant les outils pour la collecte des données de recherche sont les suivantes. Si vous utilisez d'autres outils, n'hésitez pas à rentrer en contact avec le Pôle Open Science et l'Unité Informatique pour les faire évaluer concernant leur sécurité.

LimeSurvey

Collecter des données au moyen de questionnaires et formulaires en ligne. L'utilisation de LimeSurvey est recommandée pour:

  • Les enquêtes;
  • Les questionnaires;
  • Les formulaires de recherche.

Lien vers la page de LimeSurvey

Données multimédias

Collecter des photographies, vidéos ou enregistrements audio dans des conditions sécurisées.

L’Unité informatique met à disposition des appareils adaptés.

Il est recommandé :

  • D’éviter les synchronisations automatiques vers des clouds personnels ou non validés par la HEP Vaud;
  • De transférer rapidement les données vers les espaces de stockage institutionnels recommandés;
  • De supprimer les copies locales devenues inutiles;
  • De limiter la durée de conservation des données sur les appareils de capture.

Point de vigilance

Les appareils photo, smartphones, caméras, enregistreurs audio, ordinateurs portables, clés USB ou disques externes sont des équipements facilement transportables et donc davantage exposés aux risques de perte, de vol, de détérioration ou d’accès non autorisé. Lorsque ces équipements contiennent des données personnelles ou sensibles, leur conservation prolongée augmente les risques de divulgation ou de perte d’information. Le transfert rapide des données vers les espaces institutionnels sécurisés permet de réduire ces risques et de bénéficier des mécanismes de sauvegarde et de gestion des accès mis en place au sein de la HEP Vaud.

Lien vers la procédure de prêt de matériel audiovisuel et informatique

Transfert de données

Transmettre les données dans des conditions garantissant leur confidentialité et leur intégrité.

Pour les transferts volumineux ou sensibles, utiliser:

  • SWITCHfilesender;
  • SWITCHdrive.

Avant tout transfert:

  • Vérifier la sensibilité des données;
  • Vérifier les destinataires;
  • Vérifier le cadre légal applicable;
  • Vérifier l'existence éventuelle d'une convention de collaboration.

Lien vers la page de SWITCHfilesender

Utilisation du courrier électronique

Utiliser le courrier électronique de manière adaptée aux exigences de sécurité.

Le courrier électronique doit être considéré comme un moyen de transmission et non comme un espace de stockage.

Il est recommandé:

  • De privilégier l’envoi de liens vers les espaces institutionnels;
  • De vérifier les destinataires;
  • De supprimer les copies devenues inutiles.

Pour les transmissions de données sensibles:

  • Limiter l’utilisation de la messagerie;
  • Éviter les pièces jointes contenant des données personnelles;
  • Préférer les autres moyens de transfert sécurisés et recommandés.

Points de vigilance

Les courriels peuvent être transférés, copiés ou conservés involontairement et augmentent le risque de diffusion non maîtrisée des données sensibles.