Recommandations concernant le stockage des données de recherche

Cette page revient sur les outils recommandés pour le stockage des données de recherche pendant la période active du projet (collecte, traitement des données, analyses), pour le travail collaboratif ou les projets individuels.

SWITCHdrive

Collaborer et partager des documents dans un environnement institutionnel sécurisé (100 Go/personne). Son usage est recommandé pour:

  • Le stockage de données classifiées confidentielles;
  • Le travail collaboratif;
  • Le partage de documents;
  • La coédition;
  • La collaboration avec des partenaires académiques.

Points de vigilance

  • Ne pas utiliser de liens publics pour les données sensibles;
  • Prévoir les besoins de stockage importants;
  • Prévoir les accès des partenaires externes.

Pour les besoins de volumétrie plus importante ou d’accès des partenaires externes qui sortent de la capacité initiale de SWITCHdrive, il est recommandé de prévoir un budget supplémentaire dans le projet de recherche. L’Unité informatique peut vous indiquer les montants à planifier.

Les services cloud privés (Google Drive personnel, Dropbox personnel, etc.) ne doivent pas être utilisés pour des données de recherche institutionnelles.

L’utilisation de Microsoft, notamment Teams, SharePoint ou éventuellement OneDrive est acceptée pour les dossiers classifiés « interne » ou « public », sans données sensibles ou personnelles.

Lien vers la page de SWITCHdrive (intranet)

Serveur de fichiers HEP Vaud

Conserver les documents et données du projet dans un environnement sécurisé et contrôlé. L’usage est recommandé pour:

  • Les dossiers administratifs;
  • Les dossiers scientifiques;
  • Les consentements;
  • Les protocoles;
  • Les données stabilisées;
  • La documentation du projet.

Points de vigilance

Le serveur de fichiers HEP Vaud constitue également l'emplacement recommandé pour préparer l'archivage du projet (versions validées et stabilisées des documents du projet).

Données spécifiques et/ou volumineuses

Pour répondre aux besoins particuliers de certains projets, notamment ceux impliquant:

  • De grands volumes de données;
  • Des données multimédia;
  • Une base de données;
  • Du développement logiciel;
  • Des traitements spécialisés.

Contacter le Pôle Open Science afin d'identifier la solution la plus adaptée avec les Records managers et l'Unité informatique. Les solutions sont étudiées au cas par cas.

Stockage local temporaire

Permettre un travail ponctuel sur les données.

Le stockage sur un ordinateur portable, un téléphone, une clé USB, un disque externe ou du matériel prêté doit rester temporaire. Ces supports sont particulièrement exposés aux risques de perte, de vol. de détérioration ou de divulgation.

Les données doivent être transférées rapidement vers les espaces institutionnels et les copies locales supprimées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires