Records Management et gouvernance de l'information à la HEP Vaud
Dernière mise à jour le 27 juillet 2023
Une meilleure gestion de l'information, de la documentation et des archives au sein de l’institution contribue à la fois au bon fonctionnement de celle-ci, aux droits des collectivités et des citoyens et aux sources pour tout travail historique.
La question de la gouvernane de l'information et de la gestion des documents, en particulier, au sein de l'institution est l'affaire de tous. Elle a amené le Comité de direction à se doter d'une gestion systématisée et systématique des dossiers opérationnels depuis 2009.
Répondant aux exigences du canton et supervisé par la directive 04_04, le Système de Records Management est actuellement sous la responsabilité de la Direction de l'administration, par l'intermédiaire de l'Unité informatique. Le processus mis en place offre ainsi un plan de classement, la définition des délais de conservation pour l'ensemble des documents produits et reçus dans le cadre des activités de la HEP Vaud et une solution informatisée facilitant le traitement par les chargées et chargés d'archivage de chaque entité.
Responsabilités des entités
Dans sa directive, le Comité de direction rend les unités et services de la HEP Vaud responsables de leur traitement informationnel et documentaire.
Les records managers, Aurélie Cardinaux et Manon Hart, sont à leur disposition pour les sensibiliser, les appuyer, les former et les conseiller dans leurs travaux d'organisation, d'enregistrement, de stockage ou de conservation, de partage ou de communication et d'élimination des documents d'activité.
Références
Initiée en 2007 par l’Unité Qualité dans le domaine des démarches d'amélioration continue de l'institution, les règles actuellement en place à la HEP Vaud permettent de répondre aux exigences de la loi cantonale sur l'archivage (LArch, 2011) et ainsi de garantir l'application de la Loi sur l'information (LInfo, 2002) et de la loi sur la protection des données personnelles (LPrD, 2007).
Les recommandations en matière de traitement documentaire et d'archivage ont été réalisées avec l'appui des normes ISO 15489-1:2001 et 30'300:2011 servant de guides pour l'organisation et la gestion des documents d'archives des organismes publics et privés.
En 2012, une pré-étude sur l'impact du Records management a été menée jusqu'à l'établissement d'un rapport intermédiaire. En 2017, l'élaboration d'un cahier des charges technique a permis de lancer la mise en oeuvre d'une solution informatisée donnant la possibilité aux entités de décrire, verser et détruire leurs documents en toute sécurité. La solution SAM est à la disposition des entités depuis 2019.
La directive 04_04 Records Management est en vigueur depuis le 30 mars 2021 et, en 2022, les Archives cantonales vaudoises ont approuvé le référentiel de conservation, partie intégrante du Système de Records Management. La gouvernance de l'information de la HEP Vaud est présente au sein du Système d'assurance qualité de l'institution depuis 2017 avec deux dimensions d'analyse des performances.
L'ensemble de ces dispositifs permettent à la direction de répondre favorablement aux exigences légales et règlementaires, de soutenir la qualité du fonctionnement et des prestations et de disposer de bases solides à une meilleure gestion des connaissances et savoirs-faire présents au sein de l'institution.
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