Conseils sur la formation, démarches administratives: le Service académique entretient des liens réguliers avec les candidat·e·s et les étudiant·e·s, dès leurs premiers pas dans l’institution et jusqu’à l’obtention de leur diplôme.
Le Service académique est organisé en 3 pôles:
Des gestionnaires de dossiers spécialisés renseignent les candidat·e·s sur les procédures d’inscription aux différentes formations de la HEP Vaud et gèrent les dossiers de candidature. L’équipe répond aux questions relatives aux conditions d’admission, aux inscriptions et aux demandes d’équivalence des titres, selon les directives et règlements en vigueur.
Après leur admission, les étudiant·e·s commencent leurs études à la HEP Vaud. Des gestionnaires de dossiers spécialisés s’occupent du suivi administratif de chaque étudiant·e. L’équipe répond aux questions relatives aux cursus au sein de la HEP Vaud jusqu’à l’obtention du diplôme. Les gestionnaires de dossiers spécialisés sont le point de contact pour toute question relative au suivi de l’étudiant·e ainsi que pour la prise de rendez-vous auprès des conseiller·ère·s aux études.
Les conseiller·ère·s aux études de chaque programme de formation assurent le suivi du parcours de formation des étudiant·e·s et les aident à concilier au mieux formation, emploi et obligations personnelles. Les conseiller·ère·s aux études répondent aux questions liées aux cursus de formation et, si nécessaire, à l’aménagement du plan de formation, selon les directives et règlements en vigueur. Ils·elles proposent une orientation personnalisée sur les voies de formation offertes par la HEP Vaud.
En cas de difficultés dans les études d’ordre académique, matériel, de santé, de langue, de compréhension ou autre, il convient d’en informer sans délai le·la conseiller·ère aux études de votre programme de formation en contactant le Service académique – Pôle Étudiant·e·s.
Des gestionnaires de dossiers spécialisés sont le point de contact pour les étudiant·e·s pour toutes questions administratives générales. Ils·Elles sont en charge de la facturation des taxes semestrielles, des déclarations d’accidents bagatelle-LAA, du fonds de soutien aux étudiant·e·s, de la gestion des données statistiques (OFS – AHES), des demandes CDIP (reconnaissance de titre étranger) et des immatriculations des nouveaux étudiant·e·s. Ils·Elles sont également les répondant·e·s direct·e·s pour les examens de français (OP001) et d’informatique (OP002).