Open Access à la HEP Vaud

Dernière mise à jour le 29 août 2022

Dès 2024, toutes les publications scientifiques issues de recherches financées par les fonds publics devront être disponibles en Open Access.

• Les revues professionnelles
• Les revues Gold Open Access commerciales
• Premier auteur-e et auteur-e de correspondance
• ORCID
• Dépôt dans ORFEE
• Liberté académique
• Le Fonds de publication (FPU)
• Informations pratiques

Les revues professionnelles

On parle de revues Open Access (OA) pour désigner les revues qui sont gratuites à la publication et à la consultation. Celles-ci ne répondent pas toujours à toutes les exigences OA, notamment en matière de moissonnage des données, mais elles sont bien considérées comme des revues OA.

Les revues que l’on appelle revues professionnelles ou institutionnelles en font partie. En publiant dans ces revues, l’auteur-e répond aux exigences de swissuniversities et doit seulement s’assurer que la version éditeur ou postprint (dernière version validée par l’éditeur) peut être déposée dans ORFEE dès publication.

Pour permettre aux revues professionnelles de répondre à toutes les exigences OA, la HEP Vaud participe au projet SOAP2 (Shared Open Access Publishing Platform) avec les universités de Fribourg, Lausanne, Neuchâtel et Lucerne. Ce projet est subventionné par swissuniversities durant 3 ans (juillet 2021 à juin 2024). Les revues qui y participent paient les coûts éditoriaux (secrétariat, graphisme) mais n’ont aucun coût à payer pour le transfert sur la plate-forme et les frais de serveur, même au-delà de 2024.

On parle désormais de voie platine (Diamond ou Platinum) pour désigner les revues qui répondent à toutes les exigences OA. Au niveau européen, un important plan d’action pour le Diamond Open Access a été lancé en mars 2022 pour mieux structurer ce domaine et chercher des sources de financement pérennes.

Les revues Gold Open Access commerciales

On parle de revues Gold Open Access (GOA) pour désigner deux nouveaux modèles de licences établies avec les éditeurs commerciaux :

• Les revues incluses dans un contrat Read&Publish négocié au niveau national (Elsevier, Wiley, Taylor&Francis, etc.). Dans ce contexte, l’auteur-e paie pour publier un article en GOA. Ce coût est appelé APC (Article Processing Charges). Il est compris dans le coût du contrat annuel payé par la HEP. Pour une revue incluse dans un contrat Read&Publish, l’auteur-e n’aura rien à payer.
   
• Les revues incluses dans un contrat avec un éditeur Gold OA (Frontiers, MDPI, etc.). Dans ce contexte, l’auteur-e paie aussi pour publier un article en GOA. Les conditions varient selon les éditeurs. Une demande doit être faite au Grants Office pour que ce coût APC soit pris en charge par le FPU.

On parle de revues hybrides pour désigner les revues commerciales qui ne sont pas Gold OA, mais offrent la possibilité aux auteur-e-s de publier leurs articles en GOA. Les hautes écoles, le FNS et swissuniversities s’y opposent fermement puisqu’alors elles paient deux fois : pour accéder en lecture à ces revues et pour financer certaines publications en GOA. Le Fonds de publications ne prend donc pas en charge ces coûts. Dans ce cas, la seule alternative est la voie verte (dépôt de la version postprint après embargo).

Les informations concernant ces éditeurs se trouvent dans la page UNIL intitulée Accords OA.

Premier auteur-e et auteur-e de correspondance

Pour les éditeurs commerciaux, c’est l’auteur-e de correspondance qui assume le coût de la publication et celui-ci ou celle-ci n’est pas nécessairement le premier auteur-e. Lorsqu’une publication est publiée par plusieurs auteur-e-s, ceux-ci doivent désigner qui est le premier auteur-e et qui est l’auteur-e de correspondance. Par défaut, si rien n’est précisé dans le formulaire de soumission, c’est le premier auteur-e qui sera désigné comme auteur-e de correspondance.

ORCID

Pour identifier de manière univoque votre identité de chercheur et les publications dont vous êtes l’auteur, nous vous recommandons de créer un identifiant unique ORCID.  

Il existe de nombreux identifiants chercheurs par domaine, par dépôt, par éditeur ou par bases de données. ORCID est le système qui s’est imposé sur le plan international parce qu’il permet de gérer différents identifiants. L’inscription est gratuite. L’accès peut être public, limité à une institution ou à un organisme de financement, ou privé. Le numéro ORCID est composé de 16 chiffres. Il est lié à une page web qui permet d’alimenter le profil du chercheur. 

Dépôt dans ORFEE

Toutes les publications publiées en Gold Open Access (GOA), qu’il s’agisse d’une revue professionnelle, d’une revue incluse dans un contrat Read&Publish (ex : Elsevier, Wiley, etc.) ou d’une revue GOA (ex : Frontiers, MDPI, etc) doivent être déposées immédiatement dans ORFEE. Un simple lien sur le site de l’éditeur ne suffit pas. Il faut déposer la publication en format PDF.

Si la publication est soumise à un embargo, Swissuniversities recommande que celui-ci soit limité à 6 mois pour les articles et à 1 an pour les livres. L’auteur-e s’appuie sur ces exigences nationales pour obtenir des conditions acceptables de l’éditeur. Cependant, l’éditeur reste libre d’appliquer la règle qui lui convient.

Sherpa Romeo recence les politiques éditoriales de tous les éditeurs.

Liberté académique

La Direction de la HEP Vaud participe aux contrats négociés au niveau national pour offrir à ses chercheurs les meilleures conditions d’accès à la littérature scientifique et de publications dans les revues scientifiques. L’auteur-e reste cependant entièrement libre de ses choix éditoriaux.

Le Fonds de publications (FPU)

Dès janvier 2022, tous les coûts liés aux publications sont centralisés dans un nouveau fonds des publications. Ce fonds est géré par le Grants Office en collaboration avec le Pôle Open Science. Il comprend 4 volets :

• un fonds OA subventionné à 50% par swissuniversities durant 3 ans (2022-2024) pour les publications scientifiques (articles & livres) publiés en OA
• un fonds complémentaire pour les coûts qui ne seraient pas pris en charge par le FNS ou swissuniversities (actes de colloque, ouvrage pédagogique, brochures, etc.)
• un fonds pour les publications imprimées
• un fonds pour les frais divers de traduction et de graphisme

Dans la période transitoire où nous sommes, une publication peut être financée par différents fonds. Pour simplifier la démarche de l’auteur-e, le Grants Office a créé un formulaire en ligne. Une fois celui-ci rempli et la demande de financement acceptée, le Grants Office accompagne l’auteur-e dans sa démarche jusqu’à la finalisation sans que celui-ci ait à se préoccuper du mode de financement.

Toute publication (article ou livre) issue d’une recherche financée à hauteur d’au moins 50% par le FNS est financée par celui-ci. Concernant les livres, une demande peut être adressée dans tous les cas, à l’exception des ouvrages qui ne sont pas considérés comme des ouvrages de recherche par le FNS, les moyens pédagogiques et les actes de colloques.

Informations pratiques

Comprendre les enjeux

Concernant les revues, les contrats établis avec les éditeurs commerciaux étant les mêmes que ceux établis pour l’Université de Lausanne, reportez-vous aux informations données dans la page web de l’UNIL intitulée Accords OA. Concernant les livres, examinez les possibilités de publier en Gold Open Access avec les éditeurs que vous contactez. Si vous avez besoin de conseil concernant l’Open Access, adressez votre demande via le helpdesk de l’institution (voir ci-dessous) ou directement par mail (openaccess(at)hepl.ch). 

Faire une demande au Fonds de publication (FPU) 

Dès qu’un projet de publication impliquant des coûts prend forme, déposez une demande de financement pour le FPU via le formulaire en ligne. Cela permettra de réserver un montant pour votre projet, même si les éventuelles demandes de financement en cours (FNS, autres subsides divers envisageables) n’ont pas encore abouti. Si vous avez besoin d’un conseil concernant le financement ou le FNS, adressez vos demandes à grants.office(at)hepl.ch

Pour toute question relative à l’Open Access, utilisez le helpdesk de l’institution: helpdesk.hepl.ch / 02 service – réservation – acquisition / Open Science / Open Access – édition.

Accéder au dossier Open Access dans le portail des collaborateurs (interne)
Se reporter en particulier aux informations données dans la page Ressources et liens (formations en ligne, principaux partenaires, sites de référence).