Records Management et gestion documentaire à la HEP Vaud

Dernière mise à jour le 24 août 2020

Une meilleure gestion de la documentation et des archives au sein de l’institution contribue à la fois au bon fonctionnement de celle-ci, aux droits des collectivités et des citoyens et aux sources pour tout travail historique.

La question de la gestion des documents au sein de l'institution est l'affaire de tous. Elle a amené le Comité de direction à se doter d'une gestion systématisée et systématique des dossiers opérationnels depuis 2009.

Supervisé par une politique et actuellement sous la responsabilité de la Direction de l'administration, le processus mis en place offre ainsi un plan de classement, la définition des délais de conservation pour l'ensemble des documents produits et reçus dans le cadre des activités de la HEP Vaud et une solution informatisée facilitant le traitement par les chargées et chargés d'archivage de chaque entité.

Responsabilités des entités

Par sa politique en matière de gestion des dossiers, le Comité de direction rend les unités et services de la HEP Vaud responsables de leur traitement documentaire.

Les records managers, Aurélie Cardinaux et Julie Farine, sont à leur disposition pour les sensibiliser, les appuyer, les former et les conseiller dans leurs travaux d'organisation, d'enregistrement, de stockage ou de conservation, de partage ou de communication et d'élimination des documents d'activité.

Références

Initiée en 2007 par l’Unité Qualité dans le domaine des démarches d'amélioration continue de l'institution, les règles actuellement en place à la HEP Vaud permettent de répondre aux exigences de la loi cantonale sur l'archivage (LArch, 2011) et ainsi de garantir l'application de la Loi sur l'information (LInfo, 2002) et de la loi sur la protection des données personnelles (LPrD, 2007).

Les recommandations en matière de traitement documentaire et d'archivage ont été réalisées avec l'appui des normes ISO 15489-1:2001 et 30'300:2011 servant de guides pour l'organisation et la gestion des documents d'archives des organismes publics et privés.

En 2012, une pré-étude sur l'impact du Records management a été menée jusqu'à l'établissement d'un rapport intermédiaire. En 2017, l'élaboration d'un cahier des charges technique a permis de lancer la mise en oeuvre d'une solution informatisée donnant la possibilité aux entités de décrire, verser et détruire leurs documents en toute sécurité.

Cela permet à la direction de répondre favorablement aux exigences légales et règlementaires, de soutenir la qualité du fonctionnement et des prestations et de disposer de bases solides à une meilleure gestion des connaissances et savoirs-faire présents au sein de l'institution.

En 2019, la solution SAM est disponible.