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Coronavirus: FAQ

Dernière mise à jour le 15 janvier 2021

Un nouveau plan de protection sous Covid-19 est disponible. Il entre en vigueur le 18 janvier 2021 et est valable jusqu’à nouvel avis. Retrouvez ici toutes les questions fréquentes liées à la situation sanitaire actuelle et ses implications dans le cadre de la HEP Vaud.

Les nouvelles mesures prises par le Comité de direction, qui courent dès le 18 janvier 2021, sont disponibles ici.

Prenez connaissance des questions les plus fréquentes.

Les réponses aux questions fréquentes concernant la formation continue attestée se trouvent sur cette page.

Questions générales

 
Le nouveau plan de protection Covid-19 me concerne-t-il?

La HEP Vaud a établi un plan de protection. Il s'adresse à toute personne usagère des bâtiments de la HEP Vaud. Merci d'en prendre connaissance sous la rubrique "Documents à consulter" sur la page "Coronavirus: Mesures de la HEP Vaud".

 
Quelles mesures sont prises par la HEP Vaud?

Pour le détail des mesures prises par la HEP Vaud pour tous les publics, reportez-vous au Plan de protection en vigueur, sur la page Coronavirus: les mesures de la HEP Vaud, dans la rubrique "Documents à consulter".

 
Quand dois-je utiliser le SocialPass?

Pour les étudiant-e-s: L’utilisation de l’application de SocialPass est obligatoire dans les zones de repas et dans les zones de travail personnel. 

Pour les collaboratrices et collaborateurs: L’utilisation de l’application de SocialPass est obligatoire à l’entrée de chaque bâtiment.

Ceci a pour but d’assurer la traçabilité et de remonter le plus rapidement possible les éventuelles chaînes de transmission. Des QR-codes à scanner sont affichés et vous devez fournir vos coordonnées via le système (coordonnées, jour et heure d’arrivée et de départ). Vos données s’effaceront au bout de 14 jours automatiquement.

 
Quelles sont les règles d'hygiène et de comportement les plus importantes?

Le respect de la distance de 1m50 et un nettoyage régulier des mains sont les facteurs clés.
Le port du masque complète les mesures de protection et est obligatoire, en permanence, à l'intérieur des bâtiments de la HEP Vaud, dans tous les bureaux et dans toutes les salles de cours. 
L’utilisation de l’application de SocialPass est obligatoire à l’entrée de chaque bâtiment pour les collaboratrices et collaborateurs et dans les zones de repas et de travail personnel pour les étudiant-e-s.
L’aération régulière des locaux (5 à 10 minutes toutes les 1 à 2 heures) est aussi impérative.
En cas d’apparition de symptômes d’infection (toux, maux de gorge, fièvre…), vous devez absolument rester chez vous et contacter votre médecin.

 
Les bâtiments de la HEP Vaud restent-ils ouverts?

Seul le bâtiment C-33 sera ouvert – aux horaires suivants: 8h-18h.

La présence sur le site de la HEP Vaud est autorisée mais doit être strictement limitée. 

Seules quelques exceptions justifient une présence sur le site de la HEP Vaud:

  • Venir chercher des documents, dossiers ou affaires nécessaires pour effectuer le télétravail;
  • Conditions de travail et/ou d’études à domicile défavorables;
  • Enregistrement de cours en ligne depuis la HEP Vaud;
  • Rendez-vous d’une formatrice ou d’un formateur avec au plus deux étudiant·e·s pour autant qu’ils ne peuvent vraiment pas se faire à distance.
 
La visière peut-elle remplacer le masque de protection?

Non. Elles protègent les yeux d’une contamination par gouttelettes, mais ne garantissent pas d’être protégé contre une infection par la bouche ou par le nez, ni ne protègent les autres des projections du porteur. Elles ne peuvent donc servir qu’en complément à un masque.

 
Quel type de masque dois-je porter?

Un masque d’hygiène (masque chirurgicaux ou OP) ou un masque industriel en tissus (community mask) sont les seuls masques recommandés. Ils protègent surtout les autres personnes d’une infection.
Si vous souffrez de troubles respiratoires aigus, les masques d’hygiène (masque chirurgicaux ou OP) sont à privilégier.
Les autres types de masques (FFP, tissus fabriqués par soi) ne sont pas recommandés. Un foulard ou une écharpe ne peuvent remplacer un masque.

 
Comment dois-je désinfecter les micros?

Pour le nettoyage des micros, il est préconisé d’utiliser les lingettes humides désinfectantes qui sont à disposition dans chaque auditoire. Il est également possible de sprayer du désinfectant sur un chiffon et ensuite d’utiliser le chiffon sur le micro.

 
Que dois-je faire si j’ai des symptômes du coronavirus?

Dans cette période critique, la responsabilité individuelle est de mise. Il est impératif qu’aucun risque inutile ne soit pris, quel que soit son âge.

Selon l'Office fédéral de la santé publique et le service médical cantonal, les collaborateurs et les étudiants qui présentent des symptômes tels que maux de gorge, toux (surtout sèche), insuffisance respiratoire, douleurs dans la poitrine, fièvre, perte soudaine de l’odorat et/ou du goût ou autres symptômes indiqués par l’OFSP doivent rester à la maison et suivre la procédure en cas de symptômes donnée par l’OFSP. La hotline santé du canton de Vaud répond aux questions des vaudoises et vaudois au 0800 316 800, tous les jours de 8h00 à 20h00.
Si vous êtes en incapacité de travailler, informez votre hiérarchie.

 
Que faire en cas d’infection positive COVID-19?

Lors d’un résultat positif à un test de dépistage, vous serez averti par les services de santé publique du canton de votre domicile. Voici quelques informations utiles:

  • Respectez scrupuleusement les directives des autorités sanitaires.
  • Ne venez pas travailler sur le campus et restez chez vous!
  • Transmettez à votre supérieur une copie de la lettre reçue par la santé publique.

Pour les collaboratrices et collaborateurs: à l’unité RH et votre responsable d’unité;

Pour les étudiant-e-s: au Service académique et votre PraFo.

Le-s supérieur-e-s se chargeront de faire remonter l’information au Comité de direction via le Secrétariat général.

Le Comité de direction suivra les instructions des autorités sanitaires cantonales – autorités compétences en la matière.

  • Répondez à l’enquête de proximité de la santé publique.

Questions concernant les étudiants de la HEP Vaud

 
Comment les cours vont-ils se dérouler au semestre de printemps?

La HEP Vaud est obligée d’envisager un enseignement à distance au semestre de printemps 2021, tout en se tenant prêt·e· à basculer en présentiel si l’évolution de la situation sanitaire devait le permettre. 

Les exceptions à cette règle sont:

  • les visites de stages;
  • les rendez-vous d’une formatrice ou d’un formateur avec au plus deux étudiant·e·s (direction de mémoire, accompagnement individuel en formation continue,…);
  • selon décision de la HEMU, les cours d’instruments qu’elle propose aux étudiant·e·s BP;
  • les enseignements pratiques de didactique et les ateliers disciplinaires de l’UER EPS;
  • les enseignements en Outdoor education, entièrement réalisés en extérieur;
  • certains enseignements du programme PIRACEF.
 
Le téléchargement de l’application SwissCovid est-il obligatoire?

Le téléchargement de l’application SwissCovid est fortement recommandé afin de pouvoir reconstituer les chaînes de transmission si une personne s’avérait infectée. Pour mémoire, SwissCovid permet d’enregister les autres smartphones à proximité via Bluetooth. Aucune donnée de localisation ou GPS n’est enregistrée. Elle peut être téléchargée sur le site de l’OFSP.

 
Que se passe-t-il si je suis en quarantaine ou en isolement et que je ne peux pas me présenter à un examen?

Dans ce cas, il vous faudra fournir un certificat médical attestant la mise en isolement ou en quarantaine et indiquant clairement les dates concernées. Sur cette base, vous pourrez repasser l’examen à la session de juin 2021. La décision de mise en isolement suite à un test positif au coronavirus et/ou la décision de mise en quarantaine signée du Médecin cantonal tient lieu de certificat médical.

 
Existe-t-il des conditions spécifiques dans le cas d’examens en présentiel pour les étudiant-e-s vulnérables?

Pour rappel, tous les examens en présentiel seront organisés dans le respect d’un dispositif mettant en place des consignes de haute sécurité sanitaire:

  • Pas plus de 50 personnes par salle
  • Distance de 1,5 mètre entre chaque place de travail
  • Port du masque durant la durée complète des examens
  • Mise à disposition de désinfectant en quantité suffisante pour les mains et les tables
  • Gestion des flux des personnes
  • Aération des locaux
  • Recours à du personnel de Securitas pour contrôler le respect des règles par toutes et tous.

Si vous êtes étudiant-e-s vulnérables, vous pouvez contacter le Service académique: sacad(at)hepl.ch pour voir quels autres aménagements seraient possibles.

 
Comment les stages vont-ils se dérouler?

Les stages se déroulent en présentiel dans les établissements scolaires en respectant les consignes de sécurité sanitaire données par le DFJC. Le port du masque est obligatoire en tout temps dans les bâtiments scolaires pour tous les adultes, y compris en classe, sauf s’il est possible de maintenir une distance de 1,5 m avec les élèves. Les établissements ne fournissent pas de masques aux étudiant·e·s de la HEP en stage. Vous devez donc les acquérir par vos propres moyens. Si vous présentez l’un des symptômes mentionnés sous la question «Que dois-je faire si je me sens malade?» reportez-vous aux indications données sous cette question.

 
Je suis en quarantaine et je ne peux pas me rendre en stage ou en cours, que faire?

Merci d’en avertir directement le Service académique: sacad@hepl.ch. Si vous deviez être en stage, vous devez prendre contact avec votre PraFo et lui demander de vous confier des activités de préparation, de correction ou autres réalisables à distance durant la période de quarantaine. Si vous deviez assister à des cours ou séminaire en présentiel, vous devez avertir l’enseignant·e HEP concerné·e et vous tenir informé·e du contenu de l’enseignement via Moodle ou via d’autres étudiant·e·s. 

 
Vers qui me tourner si j'ai besoin d'écoute?

Face à cette situation de crise sans précédent, chaque individu réagit différemment. Si vous ressentez le besoin d’échanger, d’être écouté ou accompagné, n'hésitez pas à contacter:

  • l’aumônerie est un espace d’accompagnement et de soutien psychosocial auprès duquel vous pouvez vous tourner lors de moments difficiles. L’aumônier, M. Christian Rossier, se tient plus particulièrement à votre écoute au vu de la situation particulière que nous vivons.
  • l’Instance médiation, qui propose habituellement ses services en cas de conflits, se met à votre disposition à titre exceptionnel pour une écoute ou un accompagnement individuel dans ce contexte de crise.

Vous pouvez également vous adresser à Unisanté. Dans le cadre d’un partenariat conclu avec la HEP Vaud à la fin 2020, les étudiant·e·s de la HEP Vaud qui rencontrent des difficultés d’ordre psychique, liées à leur parcours universitaire ou non, peuvent à présent bénéficier d’une consultation de soutien psychologique (par téléphone ou présentielle). Cette première consultation est financée par la HEP Vaud et les suivantes pourront en fonction du suivi donné être financées par votre assurance-maladie de base (LAMal). Si vous souhaitez bénéficier de cette écoute, vous pouvez contacter le numéro suivant 021 314 44 95 et annoncer que vous êtes étudiant-e à la HEP Vaud. 

La confidentialité de vos échanges est garantie auprès de chacun de ces partenaires. D’autre part, vous trouverez sur cette capsule vidéo quelques pistes pour gérer au mieux votre charge mentale et votre bien-être au quotidien. D’autres conseils sur le thème de la santé mentale sont accessibles sur le site Promotion santé suisse.

Pour plus d’informations, la hotline Coronavirus du canton de Vaud est à disposition au 0800 316 800.

Les outils pour le travail et la formation à distance et les emprunts à la bibliothèque

 
Quelles sont les heures d'ouverture de la bibliothèque et ses conditions d'usage?

La bibliothèque reste ouverte mais l'accès est toutefois réservé aux membres de la communauté HEP, uniquement sur présentation de la carte d'étudiant à l'entrée de la bibliothèque. Nous vous invitons à consulter les horaires avant de vous déplacer. Merci de respecter les mesures d'hygiène au sein de la bibliothèque.

 
Attention à la sécurité informatique: où me renseigner?

Les cyberattaques se servant du coronavirus ont déjà sévi. D'une manière générale, les cyberattaques (notamment le phishing) vont s'intensifier pour profiter de la situation anxiogène; elles causent déjà beaucoup de dégâts en temps normal. Il est impératif en cas de doute de se renseigner. Vous trouverez informations et recommandations en matière de sécurité de l'information sur le portail Collaborateur: en cas de problème, le Support informatique reste à votre disposition, prioritairement via son helpdesk.

 

 
Quels sont les outils à disposition pour assurer l'enseignement à distance?

Les collaborateurs de la HEP Vaud feront tout leur possible pour que l'enseignement et les autres activités puissent se poursuivre. Nous vous demandons également votre compréhension si les opérations à distance ne fonctionnent pas sans faille dans les premiers jours. Les systèmes informatiques suivants seront entièrement accessibles depuis le domicile en cas de fermeture:

  • VPN
  • QuickTime
  • Moodle
  • Skype
  • Office 365
  • SWITCHTube
  • Zoom

Merci de consulter également la page dédiée à l'hybridation et mise à distance de la formation sur le portail collaborateur.

 
Quel outil est à ma disposition pour les visioconférences avec mes collègues?

La plateforme Zoom, outil très pratique et efficace pour les visioconférences, est désormais à la disposition de tous les collaborateurs de la HEP. L'Unité informatique l'a installée dans vos applications. Elle est prête à l'emploi!  A noter que les problèmes liés à la transmission de données des utilisateurs (appareil, ville, fournisseur de téléphonie et identifiant servant au ciblage publicitaire) relayés par la presse ont été en principe réglés par l’application dans sa dernière mise à jour. Cette dernière version a été déployée sur tous les postes de travail des collaborateurs, le 31 mars. Cette application, à l’usage, surclasse ses concurrents en termes de qualité de visioconférence et elle a été plébiscitée par le personnel d’enseignement et de recherche. On précise encore que le PER dispose d'autres outils pour l'enseignement à distance, voir la page dédiée du portail Collaborateur élaborée par le CSeL.

 
En cas de panne de la messagerie hep, avec quel outil continuer à communiquer avec mes collègues?

Si le serveur mail de la hep tombe en panne, merci de vous créer un compte Office 365. Avec ce compte et l'outil (Microsoft) Teams, vous pourrez alors contacter facilement toutes autres personnes disposant aussi d'un compte Office 365. Via Teams, vous pourrez échanger en mode texte, audio ou vidéo (comme sur Whatsapp), partager des documents, partager les écrans, etc. Le Comité de Direction est déjà sur Teams. Un guide de démarrage sur Teams est à disposition sur le portail Collaborateur. A noter que cet outil n'est pas destiné qu'à un plan B. Vous pouvez d'ores et déjà l'utiliser au quotidien pour le travail à distance avec vos collègues.

 
Comment accéder aux ressources en ligne documentaires?

Toutes les ressources en ligne (articles, livres numériques, chapitres de livres, etc.) sont accessibles depuis votre domicile via le VPN de la HEPVaud, condition préalable indispensable pour accéder au texte intégral. Merci de vous reporter à la page Ressources en ligne BCUL de votre portail Etudiant ou Collaborateur.

Questions concernant le personnel de la HEP Vaud

 
Qu'en est-il du lieu de travail?

Le télétravail est obligatoire. La présence sur le site de la HEP Vaud n’est pas autorisée.

Seules quelques exceptions peuvent justifier une présence sur le site de la HEP Vaud:

  • Réalisation d’activités nécessitant la présence sur site, sur demande du Comité de direction ou de la·du responsable d’unité.
  • Besoin de documents, dossiers ou affaires nécessaires pour effectuer le télétravail et dépôts de courriers postaux.
  • Conditions de travail à domicile fortement défavorables.
  • Enregistrement de cours en ligne depuis la HEP Vaud.
  • Rendez-vous d’une formatrice ou d’un formateur avec au plus deux étudiant·e·s pour autant qu’il ne puisse vraiment pas se faire à distance.
  • Réalisation/surveillance des examens en présentiel et processus de consultation des copies.
 
Dois-je inscrire mes heures travaillées dans l’outil de gestion des temps?

Les collaboratrices et collaborateurs du personnel administratif et technique comptabilisent leurs heures de travail effectives avec le composant «télétravail» dans l’outil de gestion des temps. Le composant sera dorénavant plus flexible afin de favoriser la régulation des heures réelles sur la semaine de travail (voir: règles fixées pour les collaboratrices et collaborateurs de l’ACV, art.1).

 
Qu’en est-il des personnes vulnérables et des femmes enceintes?

Qui est vulnérable?

La liste des personnes qualifiées de « vulnérables » est définie par l’OFSP et est régulièrement actualisée pour tenir compte des dernières connaissances scientifiques.

Voir: Nouveau coronavirus: personnes vulnérables

Que dois-je faire si je suis une personne vulnérable ou une femme enceinte?

Pour la protection des personnes vulnérables et des femmes enceintes, la HEP Vaud suit le cadre des mesures définies par l’Etat de Vaud. Voir Informations destinées aux collaboratrices et aux collaborateurs de l’ACV – sous point 9.

Si vous faites partie des personnes vulnérables ou si vous êtes enceinte, vous devez vous annoncer auprès de l’Unité des ressources humaines afin que mes mesures adaptées puissent être mise en place pour votre protection (télétravail par exemple).

De manière générale, les personnes vulnérables et les femmes enceintes seront invitées à poursuivre leur travail à domicile. Si l’ensemble des activités ne peut pas être réalisé en télétravail, des mesures de protection sanitaires complémentaires seront discutées avec l’Unité des ressources humaines exclusivement. En tout état de cause, il convient de vous annoncer auprès de l’Unité des ressources humaines qui décidera des mesures à mettre en place en lien avec l’Unité «Infrastructures» et les responsables d’unités, de filières ou d’UER concerné-e-s.

Ces dispositions s’appliquent également pour le personnel faisant ménage commun avec une personne vulnérable.

 
Le courrier continue-t-il à être distribué?

Oui. Le courrier continue à être relevé et distribué tous les jours. Les unités s’organisent pour assurer le traitement du courrier reçu tout en respectant les consignes du télétravail. Il est par exemple possible qu’un membre d’une unité passe chercher le courrier et se charge de la distribution par e-mail.

 
Mon responsable me demande d'annuler mes vacances que j'avais prévues. Peut-il le faire?

Oui, à titre exceptionnel et si les besoins du service l’exigent, votre responsable peut vous demander de reporter une période de vacances planifiée.
Le cas échéant, et lorsqu’il en résulte de frais inévitables qui ne peuvent faire l’objet d’un remboursement par des tiers, la HEP les prendra à sa charge sur la base de pièces justificatives.

 
Vers qui me tourner si j'ai besoin d'écoute ?

Face à cette situation de crise sans précédent, chaque individu réagit différemment. Si vous ressentez le besoin d’échanger, d’être écouté ou accompagné, plusieurs ressources sont à votre disposition:  

  • l’aumônerie est un espace d’accompagnement et de soutien psychosocial auprès duquel vous pouvez vous tourner lors de moments difficiles. L’aumônier, M. Christian Rossier, se tient plus particulièrement à votre écoute au vu de la situation particulière que nous vivons.
  • la Commission du personnel reste mobilisée pour vous soutenir dans vos conditions de travail ou lors de difficultés relationnelles, et ce d’autant que le télétravail présente des avantages mais aussi un risque d’isolement ou de surinvestissement;
  • l’Instance médiation, qui propose habituellement ses services en cas de conflits, se met à votre disposition à titre exceptionnel pour une écoute ou un accompagnement individuel dans ce contexte de crise.
  • l’Unité RH reste disponible et à votre écoute pour répondre à toutes vos questions ou vous orienter au mieux selon les besoins exprimés

La confidentialité de vos échanges est garantie auprès de chacun de ces partenaires. D’autre part, vous trouverez sur cette capsule vidéo quelques pistes pour gérer au mieux votre charge mentale et votre bien-être au quotidien. D’autres conseils sur le thème de la santé mentale sont accessibles sur le site Promotion santé suisse.

Pour plus d’informations, la hotline Coronavirus du canton de Vaud est à disposition au 0800 316 800.

 
Où trouver des conseils pour concilier télétravail et santé?

Pour accompagner les télétravailleurs·euse·s dans la protection de leur santé physique et psychique, les ergonomes et spécialistes de la santé au travail d’Unisanté mettent à disposition leurs conseils et astuces.

Voir le site unisante.ch

Déplacements à l'étranger des étudiants et des collaborateurs

 
Quelles sont les règles concernant les séjours à l'étranger pour les étudiants de la HEP Vaud?

La HEP Vaud s'inspire des conseils aux voyageurs de l'Office fédéral de la santé publique. Si les autorités émettent des avertissements ou des restrictions de voyages, ou si les étudiants ne peuvent pas effectuer leurs études à l'étranger (dans le cas, par exemple, où une université étrangère suspendrait l'enseignement), les étudiants concernés ne seront pas pénalisés. Dans ce cas, une solution adaptée à la situation de chacun sera trouvée.

Tous les déplacements vers les pays à risques de groupe d'étudiants de la HEP Vaud ou vers la HEP Vaud sont supprimés. De plus, les semestres de mobilité OUT hors de Suisse sont supprimés jusqu’à la fin de l’année académique.

 
Quelles sont les règles concernant les séjours à l'étranger pour les collaborateurs de la HEP Vaud?

Les voyages sont autorisés sauf dans les pays à risques selon l’«ordonnance COVID-19 mesures dans le domaine du transport international de voyageur» édictée par la Confédération. Lorsqu’un pays apparaît dans cette liste et qu’un membre de la communauté HEP Vaud s’y trouve, il doit se mettre en quarantaine à son retour, selon les règles fixées pour les collaborateurs de l’ACV.

Il est cependant recommandé de limiter les voyages professionnels.

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