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Coronavirus: FAQ

Dernière mise à jour le 29 mai 2020

MISE À JOUR: 29/05/2020 – Dans la rubrique "Questions générales", voir la réponse à la question sur le nouveau plan de protection. Voir la question relative aux examens dans la rubrique "Questions concernant les étudiants de la HEP Vaud". Dans la rubrique "Questions concernant le personnel de la HEP Vaud", voir la réponse à la question "Qu'en est-il du télétravail à partir du 8 juin?". Voir également la rubrique "Déplacements à l'étranger / Manifestations".

Les mesures prises par le Comité de direction, qui courent du 11 mai jusqu'au 7 juin, ainsi que les nouvelles mesures en vigueur à partir du 8 juin, sont disponibles ici.

Prenez connaissance des questions les plus fréquentes.

Questions générales

 
Un nouveau plan de protection Covid-19 rentrera-t-il en vigueur à la HEP Vaud à partir 8 juin et où puis-je le consulter si je dois me rendre sur place?

La HEP Vaud a établi un premier plan de protection qui court du 18 mai au 7 juin 2020. Un nouveau plan est établi à partir du 8 juin. Il s'adresse à toute personne usagère des bâtiments de la HEP Vaud. Merci d'en prendre connaissance sous la rubrique "Documents à consulter" sur la page "Coronavirus: Mesures de la HEP Vaud".

 
Quelles mesures sont prises par la HEP Vaud?

Pour le détail des mesures prises par la HEP Vaud pour tous les publics, reportez-vous au Plan de protection en vigueur, sur la page Coronavirus: les mesures de la HEP Vaud, dans la rubrique "Documents à consulter".

 
Quelles sont les règles d'hygiène et de comportement les plus importantes?

Dans les bâtiments de la HEP Vaud, il est obligatoire de porter un masque dans les couloirs et espaces communs, de désinfecter sa place de travail, de se conformer aux règles d'hygiène préconisées par l'OFSP, ainsi qu'aux règles du plan de protection en vigueur à la HEP Vaud.

 

 
Que dois-je faire si je me sens malade?

Dans cette période critique, la responsabilité individuelle est de mise. Il est impératif qu’aucun risque inutile ne soit pris, quel que soit son âge.

Selon l'Office fédéral de la santé publique et le service médical cantonal, les collaborateurs et les étudiants qui présentent des symptômes tels que fièvre, toux, ou maladie respiratoire doivent rester à la maison. La hotline «coronavirus» du canton de Vaud répond aux questions des vaudoises et vaudois au 0800 316 800, tous les jours de 8h00 à 20h00. 

 

Questions concernant les étudiants de la HEP Vaud

 
Je suis étudiant en Bachelor primaire, en profil 5-8, je dois présenter une certification de niveau B2 en anglais et réaliser un séjour linguistique en région anglophone pour pouvoir m’inscrire à l’option «Anglais» de 2e année, que faire?

Étant donné la situation actuelle et les perturbations causées par les mesures décidées en raison de la pandémie de coronavirus CoVid-19, qui ont entraîné notamment la fermeture temporaire des écoles de langues et impliqué une quasi-impossibilité de voyager à l’étranger, le Comité de direction a décidé de repousser d’une année le délai de remise des documents nécessaires pour l’accès à l’option anglais (certificat linguistique de niveau B2 et documents attestant d’un séjour de six semaines dans une région anglophone) : ces documents devront ainsi être transmis au Service académique au plus tard le 31 août 2021. Il vous sera donc possible de suivre le premier module de didactique de l’anglais avant de nous remettre ces documents. Néanmoins, passé le délai indiqué, si vous n’avez pas transmis votre certificat de niveau B2 et/ou les preuves de votre séjour linguistique, vous ne pourrez pas poursuivre votre formation à la didactique de l’anglais, et devrez choisir une autre option parmi les deux qui n’auraient pas été retenues initialement, ce qui pourrait avoir comme conséquence l’allongement de votre formation.

 
Qu'en est-il du stage en présentiel dans un établissement?

Comme étudiante ou étudiant, votre stage en présentiel dans un établissement pourra reprendre selon les conditions définies par le canton de Vaud ou par l'autre canton dans lequel votre stage se déroule. Dans tous les cas, vous devrez prendre contact avec votre praticienne formatrice ou votre praticien formateur en début de semaine prochaine pour définir avec elle ou lui les modalités de la reprise de votre stage en présentiel. Si vous appartenez à un groupe de personnes à risques ou vivez avec des personnes qui le sont, vous pouvez le signaler à votre prafo et renoncer à la reprise de votre stage en présentiel. La ou le prafo pourra cependant vous confier des tâches à distance.

 
Quand et comment les évaluations certificatives et la session d’examens de juin 2020 auront-elles lieu?

La session d’examens de juin 2020 aura lieu, en présentiel ou à distance. Les évaluations certificatives seront adaptées en fonction de la période d’enseignement à distance, des objectifs et contenus qui auront dû être adaptés. Il est possible que la session, normalement prévue du 8 au 26 juin, soit prolongée jusqu’au 3 juillet. Concernant la session d'examens, vous recevrez à partir du 1er mai les consignes de préparation de chaque responsable de module. L'horaire des examens sera rendu public le 18 mai. La salle d'examen ou le lien électronique en cas d'examen à distance vous sera confirmé d'ici le 3 juin. Pour plus d'informations

 
Comment se déroule la suite de ma formation et la date de fin de semestre se trouve-t-elle modifiée?

Pour permettre le passage d’une organisation à l’autre, les cours et séminaires ont été supprimés du 16 au 20 mars 2020, pour tous les programmes de formation de la HEP Vaud, ainsi que pour les enseignements placés sous la responsabilité de la HEP et relevant de programmes interinstitutionnels. Chaque équipe de formatrices et formateurs en charge d’un module adapte le scénario didactique des enseignements dont elle a la charge pour la fin du semestre de printemps 2020, du 23 mars au 29 mai, à savoir pour neuf semaines, interruptions des cours (Pâques et Ascension) déduites. La date de fin de semestre n’est pas modifiée.

 
Où se trouvent les nouvelles indications concernant les adaptations des évaluations certificatives?

Les modifications des modalités d’évaluation certificative applicables pour la session de juin 2020 et des sessions suivantes vous ont été adressées par mail, elles sont également disponibles sur cette page. Merci de consulter également le réglement des études en lien avec le situation du COVID 19 sur la page des réglements d'études.

 

 
Je fais partir des militaires mobilisés, comment cela va-t-il influencer ma formation?

La HEP Vaud va se coordonner avec les autres hautes écoles pour que votre situation soit traitée de manière analogue à celle des étudiants d’autres hautes écoles.

 
Comment concilier mes responsabilités de parent avec les exigences de la formation à distance de la HEP?

Beaucoup d’étudiants sont confrontés à cette difficulté: organiser la vie de ses enfants à plein temps à domicile et poursuivre à distance sa formation de futur enseignant, sans oublier l’enseignement à distance à préparer pour les élèves. Nous sommes conscients de cette difficulté et veillerons à en atténuer autant que possible les conséquences. Des collaboratrices et collaborateurs de la HEP se trouvent eux aussi dans des situations similaires.

 
Les cours de formation continue de la HEP Vaud ont-ils encore lieu?

Plus aucun cours n’a lieu en présentiel jusqu'à la fin de l'année académique. Dans tous les cas où cela est possible, les cours de formation continue déjà engagés se poursuivent sous la forme à distance.

Pour ce qui concerne les prestations de formation continue attestée, cela signifie que:

  • pour les prestations commencées et actuellement non terminées, des modalités de poursuite de la formation à distance vous ont été proposées au 27 mars. 
  • les prestations de formation continue pas encore commencées à ce jour, sont suspendues jusqu’à nouvel avis, jusqu’à la fin de l'année académique.

 

 
Vers qui me tourner si j'ai besoin d'écoute?

Face à cette situation de crise sans précédent, chaque individu réagit différemment. Si vous ressentez le besoin d’échanger, d’être écouté ou accompagné, n'hésitez pas à contacter:

  • l'aumônerie, qui est un service d’accompagnement et de conseils auprès duquel vous pouvez vous tourner pour toute question liée à la spiritualité et aux religions. L’aumônier, M. Christian Rossier, se tient plus particulièrement à votre écoute au vue de la situation particulière que nous vivons;
  • l’Instance médiation, qui propose habituellement ses services en cas de conflits, se met à votre disposition à titre exceptionnel pour une écoute ou un accompagnement individuel dans ce contexte de crise.

La confidentialité de vos échanges est garanti auprès de chacun de ces partenaires. D’autre part, vous trouverez sur cette capsule vidéo quelques pistes pour gérer au mieux votre charge mentale et votre bien-être au quotidien. Cette capsule a été créée par Anny Wahlen,psychologue de travail et des organisations. D’autres conseils sur le thème de la santé mentale sont accessibles sur le site Promotion santé suisse.



 

Questions concernant les candidats à l’admission à la HEP Vaud

 
Je souhaite déposer ma candidature à la HEP Vaud, est-ce possible durant la période de fermeture des bureaux?

Le processus d’admission étant entièrement réalisé en ligne, il se poursuit sans modifications, en particulier sans modifications des échéances selon le programme visé. Les échéances  pour chaque programme de formation disponibles sur le portail candidat sont maintenues. Les bâtiments de la HEP Vaud étant fermés nous vous remercions d’adresser vos questions au Service académique – admissions.

 
Je suis candidat à la HEP Vaud, l’examen de certification linguistique a été annulé, que faire?

La question est à l’étude. Nous examinons les offres de certains instituts qui organisent des examens en ligne. Des informations plus précises concernant les examens reconnus suivront.

 
Je suis candidat à la HEP Vaud, je dois réaliser un séjour linguistique, que faire?

Lorsque votre séjour linguistique doit encore être de trois ou six mois (candidats à l’enseignement secondaire 1 ou secondaire 2) et si vous ne pouvez pas l'effectuer du fait des restrictions de voyages édictées par le pays d’accueil ou par la Suisse (voir recommandations aux voyageurs ), vous pourrez tout de même être admis conditionnellement. Merci d'en avertir le Service académique - admissions. Des mesures d’aménagement exceptionnelles sont en cours d’études.

Si votre séjour linguistique doit être de six semaines (candidats à l’enseignement primaire), vous aurez encore le temps de le réaliser durant les vacances d’été. Vous devrez cependant adresser par écrit une demande de dérogation au délai du 31 juillet pour remettre l’attestation de séjour à admissions.

Les outils pour le travail et la formation à distance et les emprunts à la bibliothèque

 
Quelles sont les heures d'ouverture de la bibliothèque et ses conditions d'usage à partir du 11 mai?

La bibliothèque est ouverte dès le 11 mai du lundi au vendredi de 10h à 17h. Le libre-accès et la salle de lecture sont fermés mais les livres peuvent être commandés via le catalogue et retirés au guichet du prêt. Il est possible aussi de commander les livres des autres sites BCUL via le catalogue. Vous recevrez un mail lorsque les livres seront disponibles. Les échéances ont été prolongées au 17 juin. Le bâtiment étant fermé jusqu'au 8 juin, l’entrée se fait par l’esplanade sud. Merci de suivre le parcours prévu dans le hall et de respecter les mesures d’hygiène au sein de la bibliothèque. L'équipe se réjouit de vous revoir. Plus d'informations

 
Attention à la sécurité informatique: où me renseigner?

Les cyberattaques se servant du coronavirus ont déjà sévi. D'une manière générale, les cyberattaques (notamment le phishing) vont s'intensifier pour profiter de la situation anxiogène; elles causent déjà beaucoup de dégâts en temps normal. Il est impératif en cas de doute de se renseigner. Vous trouverez informations et recommandations en matière de sécurité de l'information sur le portail Collaborateur: En cas de problème, le Support informatique reste à votre disposition, prioritairement via son helpdesk.

 

 
Quels sont les outils à disposition pour assurer l'enseignement à distance?

Les collaborateurs de la HEP Vaud feront tout leur possible pour que l'enseignement et les autres activités puissent se poursuivre. Nous vous demandons également votre compréhension si les opérations à distance ne fonctionnent pas sans faille dans les premiers jours. Les systèmes informatiques suivants seront entièrement accessibles depuis le domicile en cas de fermeture:

  • VPN
  • QuickTime
  • Moodle
  • Skype
  • Office 365
  • SWITCHTube
  • Zoom

Merci de consulter également la page dédiée à l'enseignement à distance sur le portail collaborateur.

 

 
Quel outil est à ma disposition pour les visio-conférences avec mes collègues?

La plateforme Zoom, outil très pratique et efficace pour les visioconférences, est désormais à la disposition de tous les collaborateurs de la HEP. L'Unité informatique l'a installée dans vos applications. Elle est prête à l'emploi!  A noter que les problèmes liés à la transmission de données des utilisateurs (appareil, ville, fournisseur de téléphonie et identifiant servant au ciblage publicitaire) relayés par la presse ont été en principe réglés par l’application dans sa dernière mise à jour. Cette dernière version a été déployée sur tous les postes de travail des collaborateurs, le 31 mars. Cette application, à l’usage, surclasse ses concurrents en termes de qualité de visio-conférence et elle a été plébiscitée par le personnel d’enseignement et de recherche. On précise encore que le PER dispose d'autres outils pour l'enseignement à distance, voir la page dédiée du portail Collaborateur élaborée par le CSeL.

 
En cas de panne de la messagerie hep, avec quel outil continuer à communiquer avec mes collègues?

Si le serveur mail de la hep tombe en panne, merci de vous créer un compte Office 365. Avec ce compte et l'outil (Microsoft) Teams, vous pourrez alors contacter facilement toutes autres personnes disposant aussi d'un compte Office 365. Via Teams, vous pourrez échanger en mode texte, audio ou vidéo (comme sur Whatsapp), partager des documents, partager les écrans, etc. Le Comité de Direction est déjà sur Teams. Un guide de démarrage sur Teams est à disposition sur le portail Collaborateur. A noter que cet outil n'est pas destiné qu'à un plan B. Vous pouvez d'ores et déjà l'utiliser au quotidien pour le travail à distance avec vos collègues.

 
Comment accéder aux ressources en ligne documentaires?

Toutes les ressources en ligne (articles, livres numériques, chapitres de livres, etc.) sont accessibles depuis votre domicile via le VPN de la HEPVaud, condition préalable indispensable pour accéder au texte intégral. Merci de vous reporter à la page Ressources en ligne BCUL de votre portail Etudiant ou Collaborateur.

Questions concernant le personnel de la HEP Vaud

 
Qu'en est-il du télétravail à partir du 8 juin?

Le télétravail reste la forme d'organisation privilégiée lorsque cela est possible. Si vos conditions de travail à la maison ne sont pas satisfaisantes pour vous, vous pouvez demander une autorisation de travailler à la HEP Vaud à votre responsable hiérarchique. En tout état de cause, il est indispensable de prendre de connaissance et d'appliquer le plan de protection en vigueur, disponible sur la page Coronavirus: les mesures de la HEP Vaud, dans la rubrique "Documents à consulter".

 
Dois-je à nouveau inscrire mes heures travaillées dans l’outil de gestion des temps ?

Le Comité de direction vous a libéré de la gestion du temps dans son message du 13 mars jusqu’aux vacances de Pâques et vous en libère encore jusqu’à nouvel avis.

 
Je souhaite annuler mes demandes de vacances autorisées en raison de la situation actuelle, est-ce possible? Comment dois-je faire?

Compte tenu de la poursuite des activités dans un cadre différent, le Comité de direction souhaite que les collaboratrices et collaborateurs préservent leur santé sur le long terme et demande à chacune et chacun de prendre les vacances planifiées malgré le contexte sanitaire. Nous vous rappelons que le repos est nécessaire pour maximiser notre capital santé. Il est par ailleurs obligatoire d’avoir au moins deux semaines de vacances consécutives dans une année. Les demandes de vacances ainsi que leurs validations se feront dans l’outil de gestion des temps comme auparavant.

 
Dans quel délai dois-je fournir un certificat médical?

Durant cette période d’épidémie, un certificat médical est exigé à partir du 11e jour ouvrable d'absence au lieu du 4e jour en temps normal.

 
Je suis mis en quarantaine (ou en confinement) par les autorités sanitaires compétentes, dois-je vous fournir un certificat médical?

L’information de mise en quarantaine ou de confinement a valeur de justification de votre absence. Vous devez seulement informer l’unité RH.

 
Comment assurer mes tâches malgré mon absence du lieu de travail?

Le télétravail est le mode à privilégier.

 
Quelles dispositions sont prises pour le courrier?

Le service «Courrier» est réduit à une seule distribution par semaine. La Poste livrera l’ensemble du courrier le lundi matin uniquement. Il sera distribué dans le courant de la matinée du lundi, en fonction des horaires de la Poste. Cette mesure sera appliquée jusqu’à nouvel avis. Quant à l’expédition du courrier, elle est supprimée jusqu'à nouvel avis.

 
Je fais du télétravail mais mon enfant est malade, ai-je le droit à des congés pour enfant malade?

Vous avez le droit selon les directives en vigueur a un congé rémunéré de 5 jours par année civile si votre enfant est atteint dans sa santé ou mis en quarantaine.

En raison des circonstances exceptionnelles, si votre droit au congé pour enfant malade est épuisé, et dans le cadre de l'épidémie de COVID-19, l’unité RH peut vous accorder en plus un congé de courte durée supplémentaire de 12 jours au plus.

 
Mes enfants sont malades successivement et j'ai épuisé mon droit au congé pour enfant malade. Quelles solutions s'offrent à moi?

Dans les situations où vous seriez appelé à vous occuper de plusieurs de vos enfants malades ou en confinement, sur demande de votre responsable l’unité RH peut vous accorder immédiatement ou ultérieurement un congé de courte durée supplémentaire de 12 jours au plus par enfant.

 
Mon enfant a été malade en janvier 2020 et j'ai épuisé mon droit au congé. Ai-je droit à un nouveau congé dans le cadre de l'épidémie COVID-19?

Les congés pour enfant malade ou en confinement ainsi que les congés pour un proche nécessitant des soins liés à l'épidémie de COVID-19 vous sont accordés indépendamment des congés qui vous ont déjà été octroyés ou qui le seront ultérieurement durant l’année pour même motif.

 
Je dois m'occuper de ma mère nécessitant une prise en charge, ai-je droit à un congé?

Dans le cas d’une maladie d’un proche nécessitant une prise en charge, et dans le cadre de l'épidémie de COVID-19, l’unité RH peut vous accorder un congé de courte durée, jusqu’à douze jours ouvrables.

Les «proches» de la collaboratrice ou du collaborateur sont: le/la conjointe, le/la concubine, le/la partenaire enregistrée, la mère, le père, la sœur, le frère, l’enfant de 16 ans ou plus, ou toute autre personne vivant sous le même toit de façon durable.

REMARQUE: Les congés susmentionnnés sont accordés au prorata du taux d'activité contractuel de la collaboratrice ou du collaborateur.

 
Mon responsable me demande d'annuler mes vacances que j'avais prévues. Peut-il le faire?

Oui, à titre exceptionnel et si les besoins du service l’exigent, votre responsable peut vous demander de reporter une période de vacances planifiée.
Le cas échéant, et lorsqu’il en résulte de frais inévitables qui ne peuvent faire l’objet d’un remboursement par des tiers, la HEP les prendra à sa charge sur la base de pièces justificatives.

 
Je fais partie des personnes particulièrement vulnérables mais je n'arrive pas en télétravail à faire mes activités à temps complet?

Suite aux mesures prises par le Comité de direction, dans la mesure du possible, vous accomplissez votre activité en télétravail. Si cela ne s’avère pas possible, vous avez droit au congé spécial COVID-19 et votre salaire est payé normalement.

 
Vers qui me tourner si j'ai besoin d'écoute ?

Face à cette situation de crise sans précédent, chaque individu réagit différemment. Si vous ressentez le besoin d’échanger, d’être écouté ou accompagné, plusieurs ressources sont à votre disposition:  

  • l’aumônerie est un service d’accompagnement et de conseils auprès duquel vous pouvez vous tourner pour toute question liée à la spiritualité et aux religions. L’aumônier, M. Christian Rossier, se tient plus particulièrement à votre écoute au vue de la situation particulière que nous vivons.
  • la Commission du personnel reste mobilisée pour vous soutenir dans vos conditions de travail ou lors de difficultés relationnelles, et ce d’autant que le télétravail présente des avantages mais aussi un risque d’isolement ou de surinvestissement;
  • l’Instance médiation, qui propose habituellement ses services en cas de conflits, se met à votre disposition à titre exceptionnel pour une écoute ou un accompagnement individuel dans ce contexte de crise.
  • l’Unité RH reste disponible et à votre écoute pour répondre à toutes vos questions ou vous orienter au mieux selon les besoins exprimés

La confidentialité de vos échanges est garanti auprès de chacun de ces partenaires. D’autre part, vous trouverez sur cette capsule vidéo quelques pistes pour gérer au mieux votre charge mentale et votre bien-être au quotidien. Cette capsule a été créée par Anny Wahlen,psychologue de travail et des organisations. D’autres conseils sur le thème de la santé mentale sont accessibles sur le site Promotion santé suisse.

 

 


 


 


 

 

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Déplacements à l'étranger des étudiants et des collaborateurs / Manifestations organisées à la HEP Vaud

 
Quelles sont les règles concernant les séjours à l'étranger pour les étudiants de la HEP Vaud?

La HEP Vaud s'inspire des conseils aux voyageurs de l'Office fédéral de la santé publique. Si les autorités émettent des avertissements ou des restrictions de voyages, ou si les étudiants ne peuvent pas effectuer leurs études à l'étranger (dans le cas, par exemple, où une université étrangère suspendrait l'enseignement), les étudiants concernés ne seront pas pénalisés. Dans ce cas, une solution adaptée à la situation de chacun sera trouvée.

Tous les déplacements de groupe d'étudiants de la HEP Vaud ou vers la HEP Vaud sont supprimés au moins jusqu'en juin 2020.

Les étudiants de la HEP Vaud se trouvant en semestre de mobilité à l'étranger dans une région particulièrement touchée ou dans une institution touchée sont autorisés, s'ils le souhaitent, à renoncer à leur semestre de mobilité et à rejoindre la Suisse pour suivre les cours à distance de la HEP Vaud.

 
Quelles sont les règles concernant les séjours à l'étranger pour les collaborateurs de la HEP Vaud?

La HEP Vaud demande à ses collaborateurs de restreindre au maximum leurs déplacements personnels à l'étranger et a minima de s'assurer des conditions d'entrée dans les pays d'accueil.

Les déplacements professionnels sont supprimés jusqu'au 15 septembre.

 
Un voyage d'étude a été annulé à cause du coronavirus. Qui en supporte les frais?

En cas d'annulation, merci de vous adresser à l'adresse administration(at)hepl.ch. La responsabilité des frais des étudiants sera clarifiée au cas par cas.

 
Qu'en est-il des manifestations organisées à la HEP Vaud?

Aucune manifestation ne se déroulera jusqu'au 15 septembre, à l'exception de l'accueil des nouveaux étudiants.

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