HEP VAUD
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Coronavirus: FAQ

Dernière mise à jour le 27 mars 2020

MISE À JOUR: 26/03/20, à 19H00 – Voir la réponse concernant la messagerie HEP dans la rubrique "Outils pour le travail à distance".

Les nouvelles mesures prises par le Comité de direction sont disponibles ici

Prenez connaissance des questions les plus fréquentes.

Questions générales

 
Quelles mesures ont déjà été prises par la HEP Vaud?
  • Application des décisions du DFJC du 13 mars 2020: tous les cours en présentiel sont supprimés et remplacés par de l'enseignement à distance
  • A partir de 16 mars, plus personne ne travaille sur le site physique de la HEP Vaud.

Mesures prises du 28 février au 12 mars

  • Une "cellule de crise coronavirus" (comité de direction élargi) et un espace d'échange dédié sont mis sur pied.
  • Un suivi individualisé des étudiants ayant séjourné récemment dans des zones internationales à risque est assuré.
  • Les disponibilités de services informatiques dédiés à l’enseignement à distance sont inventoriés.
  • Une liste des événements importants (plus de 100 personnes) organisés jusqu’à fin avril par la HEP Vaud a été transmise aux autorités cantonales.
  • Des stations de désinfection des mains sont à disposition dans tous les sanitaires des bâtiments (et d’autres distributeurs vont être installés ces prochains dans les zones d'entrée et de passage) 
  • Des affiches et des panneaux contenant les instructions pour se laver correctement les mains ont été apposés dans les toilettes ainsi que dans les zones de passage et d’affluence.
  • Le nettoyage est renforcé en particulier sur les poignées de porte et les autres surfaces de contact.
  • Des écrans de protection sont installés aux guichets les plus fréquentés.

 

 
Quelles sont les règles d'hygiène et de comportement les plus importantes?
  • Lavez-vous soigneusement les mains plusieurs fois par jour avec de l'eau et du savon et/ou désinfectez-vous régulièrement les mains.
  • Toussez et éternuez dans votre coude ou dans un mouchoir en papier, si vous en avez un, puis jetez-le dans une poubelle. Ensuite, lavez-vous ou désinfectez vos mains.
  • Évitez tout contact étroit avec des personnes qui ont de la fièvre, de la toux ou une maladie respiratoire.
  • Restez à la maison si vous avez un rhume ou d'autres symptômes (fièvre, toux, maladie respiratoire).
  • Ne serrez pas la main et évitez les embrassades en guise de salutations.
  • Préférez les échanges téléphoniques aux rendez-vous.
  • Choisissez des salles de préférence plus grandes, dans la mesure du possible, pour éviter des contacts trop étroits.
  • Maintenez une distance personnelle, en particulier lorsque l'on se trouve en groupe sur une longue période - par exemple pour des réunions, des repas, des déplacements.
 
Que dois-je faire si je me sens malade?

Dans cette période critique, la responsabilité individuelle est de mise. Il est impératif qu’aucun risque inutile ne soit pris, quel que soit son âge.

Selon l'Office fédéral de la santé publique et le service médical cantonal, les collaborateurs et les étudiants qui présentent des symptômes tels que fièvre, toux, ou maladie respiratoire doivent rester à la maison. La hotline «coronavirus» du canton de Vaud répond aux questions des vaudoises et vaudois au 0800 316 800, tous les jours de 8h00 à 20h00. 

 

Questions concernant les étudiants de la HEP Vaud

 
Comment se déroule la suite de ma formation et la date de fin de semestre se trouve-t-elle modifiée?

Pour permettre le passage d’une organisation à l’autre, les cours et séminaires ont été supprimés du 16 au 20 mars 2020, pour tous les programmes de formation de la HEP Vaud, ainsi que pour les enseignements placés sous la responsabilité de la HEP et relevant de programmes interinstitutionnels. Chaque équipe de formatrices et formateurs en charge d’un module adapte le scénario didactique des enseignements dont elle a la charge pour la fin du semestre de printemps 2020, du 23 mars au 29 mai, à savoir pour neuf semaines, interruptions des cours (Pâques et Ascension) déduites. La date de fin de semestre n’est pas modifiée.

 
Quand recevrons-nous les nouvelles indications concernant les adaptations de l’évaluation certificative?

Les modifications des modalités d’évaluation certificative applicables pour la session de juin 2020 seront précisées au plus tard d’ici le 24 avril 2020. 

 

 
Les évaluations certificatives et la session d’examens de juin 2020 auront-elles lieu?

La session d’examens de juin 2020 aura lieu, en présentiel ou à distance. Les évaluations certificatives seront adaptées en fonction de la période d’enseignement à distance, des objectifs et contenus qui auront dû être adaptés. Il est possible que la session, normalement prévue du 8 au 26 juin, soit prolongée jusqu’au 3 juillet.

 
Je fais partir des militaires mobilisés, comment cela va-t-il influencer ma formation?

La HEP Vaud va se coordonner avec les autres hautes écoles pour que votre situation soit traitée de manière analogue à celle des étudiants d’autres hautes écoles.

 
Comment concilier mes responsabilités de parent avec les exigences de la formation à distance de la HEP?

Beaucoup d’étudiants sont confrontés à cette difficulté: organiser la vie de ses enfants à plein temps à domicile et poursuivre à distance sa formation de futur enseignant, sans oublier l’enseignement à distance à préparer pour les élèves. Nous sommes conscients de cette difficulté et veillerons à en atténuer autant que possible les conséquences. Des collaboratrices et collaborateurs de la HEP se trouvent eux aussi dans des situations similaires.

 
Les cours de formation continue de la HEP Vaud ont-ils encore lieu?

Plus aucun cours n’a lieu en présentiel, au moins jusqu’à fin avril. Dans tous les cas où cela est possible, les cours de formation continue déjà engagés se poursuivent sous la forme à distance.

Pour ce qui concerne les prestations de formation continue attestée, cela signifie que:

  • pour les prestations commencées et actuellement non terminées, des modalités de poursuite de la formation à distance vous seront proposées d’ici le 27 mars au plus tard. Vous pourrez bien entendu décider d’y donner suite ou non.
  • les prestations de formation continue pas encore commencées à ce jour, sont suspendues jusqu’à nouvel avis, au moins jusqu’au 30 avril.

Pour les programmes de CAS, DAS, MAS, les programmes reprennent, à distance, dès la semaine du 23 au 27 mars. Les responsables de modules ou de programmes communiquent les consignes de travail d’ici lundi 23 mars

 

Questions concernant les candidats à l’admission à la HEP Vaud

 
Je souhaite déposer ma candidature à la HEP Vaud, est-ce possible durant la période de fermeture des bureaux?

Le processus d’admission étant entièrement réalisé en ligne, il se poursuit sans modifications, en particulier sans modifications des échéances selon le programme visé. Les échéances  pour chaque programme de formation disponibles sur le portail candidat sont maintenues. Les bâtiments de la HEP Vaud étant fermés nous vous remercions d’adresser vos questions au Service académique – admissions.

 
Je suis candidat à la HEP Vaud, l’examen de certification linguistique a été annulé, que faire?

La question est à l’étude. Nous examinons les offres de certains instituts qui organisent des examens en ligne. Des informations plus précises concernant les examens reconnus suivront.

 
Je suis candidat à la HEP Vaud, je dois réaliser un séjour linguistique, que faire?

Lorsque votre séjour linguistique doit encore être de trois ou six mois (candidats à l’enseignement secondaire 1 ou secondaire 2) et si vous ne pouvez pas l'effectuer du fait des restrictions de voyages édictées par le pays d’accueil ou par la Suisse (voir recommandations aux voyageurs ), vous pourrez tout de même être admis conditionnellement. Merci d'en avertir le Service académique - admissions. Des mesures d’aménagement exceptionnelles sont en cours d’études.

Si votre séjour linguistique doit être de six semaines (candidats à l’enseignement primaire), vous aurez encore le temps de le réaliser durant les vacances d’été. Vous devrez cependant adresser par écrit une demande de dérogation au délai du 31 juillet pour remettre l’attestation de séjour à admissions.

Les outils pour le travail et la formation à distance et les emprunts à la bibliothèque

 
Attention à la sécurité informatique: où me renseigner?

Les cyberattaques se servant du coronavirus ont déjà sévi. D'une manière générale, les cyberattaques (notamment le phishing) vont s'intensifier pour profiter de la situation anxiogène; elles causent déjà beaucoup de dégâts en temps normal. Il est impératif en cas de doute de se renseigner. Vous trouverez informations et recommandations en matière de sécurité de l'information sur le portail Collaborateur: En cas de problème, le Support informatique reste à votre disposition, prioritairement via son helpdesk.

 

 
Quels sont les outils à disposition pour assurer l'enseignement à distance?

Tous les employés de la HEP Vaud feront tout leur possible pour que l'enseignement et les autres activités puissent se poursuivre. Nous vous demandons également votre compréhension si les opérations à distance ne fonctionnent pas sans faille dans les premiers jours. Les systèmes informatiques suivants seront entièrement accessibles depuis le domicile en cas de fermeture:

  • VPN
  • QuickTime
  • Moodle
  • Skype
  • Office 365
  • SWITCHTube
  • Zoom

Merci de consulter également la page dédiée à l'enseignement à distance sur le portail collaborateur.

 
Quel outil est à ma disposition pour les visio-conférences avec mes collègues?

La plateforme Zoom, outil très pratique et efficace pour les visioconférences, est désormais à votre disposition. L'Unité informatique l'a installée dans vos applications. Elle est prête à l'emploi!

 

 
En cas de panne de la messagerie hep, avec quel outil continuer à communiquer avec mes collègues?

Si le serveur mail de la hep tombe en panne, merci de vous créer un compte Office 365. Avec ce compte et l'outil (Microsoft) Teams, vous pourrez alors contacter facilement toutes autres personnes disposant aussi d'un compte Office 365. Via Teams, vous pourrez échanger en mode texte, audio ou vidéo (comme sur Whatsapp), partager des documents, partager les écrans, etc. Le Comité de Direction est déjà sur Teams. Un guide de démarrage sur Teams est à disposition sur le portail Collaborateur. A noter que cet outil n'est pas destiné qu'à un plan B. Vous pouvez d'ores et déjà l'utiliser au quotidien pour le travail à distance avec vos collègues.

 
J’ai emprunté des livres à la bibliothèque et mon prêt arrive à terme, que dois-je faire?

La HEP étant actuellement fermée, il est impossible de venir rendre ou emprunter des livres à la bibliothèque et ce jusqu’au 30 avril au moins. En conséquence, tous les prêts seront automatiquement prolongés et le système des amendes suspendus. Tous les autres services de consultation des références électroniques restent opérationnels. Pour des questions spécifiques, vous pouvez adresser un message à info-hepvd(at)bcu.unil.ch

 

Questions concernant le personnel de la HEP Vaud

 
Dans quel délai dois-je fournir un certificat médical?

Durant cette période d’épidémie, un certificat médical est exigé à partir du 11e jour ouvrable d'absence au lieu du 4e jour en temps normal.

 
Je suis mis en quarantaine (ou en confinement) par les autorités sanitaires compétentes, dois-je vous fournir un certificat médical?

L’information de mise en quarantaine ou de confinement a valeur de justification de votre absence. Vous devez seulement informer l’unité RH.

 
Comment assurer mes tâches malgré mon absence du lieu de travail?

Le télétravail est le mode à privilégier.

 
Quelles dispositions sont prises pour le courrier?

Le service «Courrier» est réduit à une seule distribution par semaine. La Poste livrera l’ensemble du courrier le lundi matin uniquement. Il sera distribué dans le courant de la matinée du lundi, en fonction des horaires de la Poste. Cette mesure sera appliquée jusqu’à nouvel avis. Quant à l’expédition du courrier, elle est supprimée jusqu'à nouvel avis.

 
Je fais du télétravail mais mon enfant est malade, ai-je le droit à des congés pour enfant malade?

Vous avez le droit selon les directives en vigueur a un congé rémunéré de 5 jours par année civile si votre enfant est atteint dans sa santé ou mis en quarantaine.

En raison des circonstances exceptionnelles, si votre droit au congé pour enfant malade est épuisé, et dans le cadre de l'épidémie de COVID-19, l’unité RH peut vous accorder en plus un congé de courte durée supplémentaire de 12 jours au plus.

 
Mes enfants sont malades successivement et j'ai épuisé mon droit au congé pour enfant malade. Quelles solutions s'offrent à moi?

Dans les situations où vous seriez appelé à vous occuper de plusieurs de vos enfants malades ou en confinement, sur demande de votre responsable l’unité RH peut vous accorder immédiatement ou ultérieurement un congé de courte durée supplémentaire de 12 jours au plus par enfant.

 
Mon enfant a été malade en janvier 2020 et j'ai épuisé mon droit au congé. Ai-je droit à un nouveau congé dans le cadre de l'épidémie COVID-19?

Les congés pour enfant malade ou en confinement ainsi que les congés pour un proche nécessitant des soins liés à l'épidémie de COVID-19 vous sont accordés indépendamment des congés qui vous ont déjà été octroyés ou qui le seront ultérieurement durant l’année pour même motif.

 
Je dois m'occuper de ma mère nécessitant une prise en charge, ai-je droit à un congé?

Dans le cas d’une maladie d’un proche nécessitant une prise en charge, et dans le cadre de l'épidémie de COVID-19, l’unité RH peut vous accorder un congé de courte durée, jusqu’à douze jours ouvrables.

Les «proches» de la collaboratrice ou du collaborateur sont: le/la conjointe, le/la concubine, le/la partenaire enregistrée, la mère, le père, la sœur, le frère, l’enfant de 16 ans ou plus, ou toute autre personne vivant sous le même toit de façon durable.

REMARQUE: Les congés susmentionnnés sont accordés au prorata du taux d'activité contractuel de la collaboratrice ou du collaborateur.

 
Mon responsable me demande d'annuler mes vacances que j'avais prévues. Peut-il le faire?

Oui, à titre exceptionnel et si les besoins du service l’exigent, votre responsable peut vous demander de reporter une période de vacances planifiée.
Le cas échéant, et lorsqu’il en résulte de frais inévitables qui ne peuvent faire l’objet d’un remboursement par des tiers, la HEP les prendra à sa charge sur la base de pièces justificatives.

 
Je fais partie des personnes particulièrement vulnérables mais je n'arrive pas en télétravail à faire mes activités à temps complet?

Suite aux mesures prises par le Comité de direction, dans la mesure du possible, vous accomplissez votre activité en télétravail. Si cela ne s’avère pas possible, vous avez droit au congé spécial COVID-19 et votre salaire est payé normalement.

 
Est-ce que je dois continuer à inscrire mes heures travaillées dans l'outil de gestion des temps?

Non, le Comité de direction vous a libéré de la gestion du temps dans son message du 13 mars jusqu’aux vacances de Pâques. Votre balance horaire sera rétablie dans les meilleures délais. Par conséquent nous vous informerons en temps voulu à partir de quel moment vous pourrez valider vos heures du mois de mars et avril. Merci pour votre compréhension.

 
Je souhaite annuler mes demandes de vacances autorisées en raison de la situation actuelle, est-ce possible? Comment dois-je faire?

Vous devez soumettre votre demande à votre responsable, en raison de la situation actuelle toute demande motivée sera acceptée. Puis dès votre demande déposée, vous pouvez annuler directement vos vacances dans le système de la gestion des absences «timbreuse» si elles ont déjà été planifiées.

Déplacements à l'étranger des étudiants et des collaborateurs

 
Quelles sont les règles concernant les séjours à l'étranger pour les étudiants de la HEP Vaud?

La HEP Vaud s'inspire des conseils aux voyageurs de l'Office fédéral de la santé publique. Si les autorités émettent des avertissements ou des restrictions de voyages, ou si les étudiants ne peuvent pas effectuer leurs études à l'étranger (dans le cas, par exemple, où une université étrangère suspendrait l'enseignement), les étudiants concernés ne seront pas pénalisés. Dans ce cas, une solution adaptée à la situation de chacun sera trouvée.

Tous les déplacements de groupe d'étudiants de la HEP Vaud ou vers la HEP Vaud sont supprimés au moins jusqu'en juin 2020.

Les étudiants de la HEP Vaud se trouvant en semestre de mobilité à l'étranger dans une région particulièrement touchée ou dans une institution touchée sont autorisés, s'ils le souhaitent, à renoncer à leur semestre de mobilité et à rejoindre la Suisse pour suivre les cours à distance de la HEP Vaud.

 
Quelles sont les règles concernant les séjours à l'étranger pour les collaborateurs de la HEP Vaud?

La HEP Vaud demande à ses collaborateurs de restreindre au maximum leurs déplacements personnels à l'étranger et a minima de s'assurer des conditions d'entrée dans les pays d'accueil.

Les déplacements professionnels sont supprimés jusqu'à nouvel ordre.

 
Un voyage d'étude a été annulé à cause du coronavirus. Qui en supporte les frais?

En cas d'annulation, merci de vous adresser à l'adresse administration(at)hepl.ch. La responsabilité des frais des étudiants sera clarifiée au cas par cas.

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