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Gestion documentaire et des archives à la HEP Vaud

Dernière mise à jour le 8 novembre 2017

Une meilleure gestion de la documentation et des archives au sein de l’institution contribue à la fois au bon fonctionnement de celle-ci, aux droits des collectivités et des citoyens et aux sources pour tout travail historique.

La question de la maîtrise des informations et des documents au sein de l'institution a amener le Comité de direction à se doter d'une gestion systématisée et systématique des dossiers opérationnels depuis 2009. Supervisé par une politique et actuellement sous la responsabilité de la Direction de l'administration, le processus mis en place offre ainsi un plan de classement et la définition des délais de conservation pour l'ensemble des informations produites et reçues dans le cadre des activités de la HEP Vaud.

Références

Initiée en 2007 par l’Unité Qualité dans le domaine des démarches d'amélioration continue de l'institution, les règles actuellement en place à la HEP Vaud permettent de répondre aux exigences de la loi cantonale sur l'archivage (LArch, 2011) et ainsi de garantir l'application de la Loi sur l'information (LInfo, 2002) et de la loi sur la protection des données personnelles (LPrD, 2007).

Les recommandations en matière de traitement documentaire et d'archivage ont été réalisées avec l'appui de la norme ISO 15489-1:2001 servant de guide pour l'organisation et la gestion des documents d'archives des organismes publics et privés. En 2012, une pré-étude sur l'impact du Records management a été menée jusqu'à l'établissement d'un rapport intermédiaire.

Services

Par sa politique en matière de gestion des dossiers, le Comité de direction rend les unités et services de la HEP Vaud responsables de leur traitement documentaire.

Les préposés aux archives de l’institution sont à leur disposition pour tous conseils et aides en matière de:

 
Gestion documentaire (Records Management)

Appui à la création et à la constitution des dossiers des activités.

La gestion documentaire ou records management (RM) consiste à organiser le classement, l’accessibilité et l’archivage final des documents, des actes et des enregistrements qui sont encore pleinement nécessaires à la gestion des affaires courantes.

Le RM veille à ce que les documents demeurent lisibles à long terme. Il participe également à la mise en œuvre de plans de classement et au développement des systèmes permettant une gestion optimale des documents afin d’assurer leur conservation, la traçabilité des activités et l’échange des connaissances mais aussi la transparence administrative.

Le RM élabore des principes de base en prenant en considération l’ensemble du cycle de vie des documents.

 

 
Evaluation archivistique

Processus de sélection des documents d’archives.

Tous les documents ne sont pas dignes d’être archivés, l’évaluation consiste à déterminer quels sont les documents qui méritent d’être conservés et selon quels délais.

L’évaluation décide des modalités d’archivage avant que les documents ne soitent créés, elle s’appuie pour cela sur l’analyse des activités et la définition de processus de l’institution. Elle permet d’éviter l’élimination de document de valeur, de contenir le volume de ceux qui sont conservés et de rendre le traitement le plus automatique possible.

 

 
Archivage

Processus de préservation des documents d’archives et de mise à disposition pour leur utilisation.

L’archiviste collecte, traite et communique les dossiers et documents archivés.

Au niveau de la collecte, il sensibilise et recueille les dossiers des producteurs selon les prescriptions légales en place (LArch, art. 4).

Au niveau du traitement, il classe les dossiers en fonction de leur origine et de l’historique de leur production. Cela permet de conserver le contexte de production et de comprendre les rapports qui unissent les documents. Il met en œuvre des mesures de conservation, de conditionnement et de stockage afin d’assurer l’utilisation des contenus sur de longues durées allant de 2 ans à 40 ans.

Au niveau de la communication des archives, l’archiviste met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour permettre au public de consulter les archives:

  • Outils de recherche (répertoires et inventaires)

  • Reproduction, numérisation ou restauration des documents

  • Publication de contenu, expositions ou mise à disposition sur Internet

  • Consultation

 

Contact

Archives de la HEP
Direction de l'administration
Bureau: C39-106
archives(at)hepl.ch
T: +41 21 316 05 31
Aurélie Cardinaux
Records manager et archiviste
Mathieu Saboureau
Archiviste
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